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Preventivi, fatture e pagamenti di un evento

Quando una prenotazione ha almeno una riga di menu, la tab Documents raccoglie tutto lo scambio con il cliente.

La regola

Un preventivo ha una versione, una fattura ha un numero, e un pagamento è registrato su uno dei due. Qui niente è un appunto volante — ogni documento è legato alla prenotazione.

Fare il preventivo

  1. + Issue new quote crea una proforma con versione — v1, v2, v3 — che fotografa il cliente, le righe di menu, i prezzi e i totali di quel momento. Valida 30 giorni di default.
  2. La prenotazione passa a Quoted.
  3. Quando rispondono: Mark sent dopo che l’hai davvero inviata, poi Accept (la prenotazione passa a Confirmed) oppure Reject con un motivo.

Emettere un nuovo preventivo sostituisce quello in corso, quindi il cliente deve ignorare il PDF vecchio.

Fatturare

Due documenti fiscali, entrambi con numerazione senza salti:

  • Deposit invoice — l’anticipo alla conferma. Di default il 30% del totale ancora aperto; puoi cambiarlo.
  • Final invoice — l’importo pieno, o il residuo, a seconda di come lavori.

Restano disattivate finché il cliente non ha tax ID, address, city and country nella tab Panoramica. Servono per qualsiasi fattura.

Le fatture emesse arrivano da sole nella tua app di contabilità — nessun passaggio in più.

Registrare i pagamenti

+ Record payment sulla scheda Payments, ogni volta che entrano soldi:

  • Deposit — sulla fattura di acconto
  • Balance — sulla fattura finale, o diretto se hai saltato l’acconto
  • Refund — soldi che tornano indietro, tracciati a parte perché il riepilogo resti onesto

Ognuno porta un metodo (bonifico, contanti, carta, assegno) e un riferimento facoltativo. Il riepilogo in alto si aggiorna in tempo reale: totale, incassato, rimborsato, da incassare, con una barra di avanzamento.

Buono a sapersi

  • Pagamento registrato male? Fai Void sulla riga. Resta visibile per i controlli ma smette di contare.
  • Gli eventi transfrontalieri non sono ancora supportati — il paese del cliente deve coincidere con la tua giurisdizione fiscale.
  • Ai privati senza partita IVA serve una ricevuta non fiscale, che deve ancora arrivare.

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